que es access

 ¿Qué es Access?

Access es una palabra inglesa que puede traducirse como "acceso". El uso más habitual del término en nuestra lengua está vinculado a un programa informático desarrollado por la empresa estadounidense Microsoft. Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos.

Conceptos básicos de Access Tablas: Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.

¿Para qué sirve?

Puedes utilizar Access para crear una base de datos de:

• Alumnos que asisten a una escuela
• Administración de eventos
• Inventario doméstico
• Administrador de contactos
• Base de datos de gestión de proyectos
• Canal de ventas
• Contabilidad de cuenta empresarial
• y más.

Funciones y características de Access

Diversas plantillas modernas

Access incluye diferentes plantillas simplificadas para adaptarse a nuestras necesidades. Estas plantillas nos permiten crear base de datos con facilidad y utilizarlas como aplicaciones sin necesidad de tener conocimiento de programación. 

Es una buena herramienta para quienes no tiene mucha experiencia en la creación y administración de base de datos. En la pestaña de “Archivo” estarán las diferentes plantillas disponibles con formularios, informes, tablas, o con diversos campos que ya vienen creados por defecto. 

Exportar datos

Access también nos permite exportar nuestros datos con facilidad, sin importar la cantidad de datos y si estos están vinculados a fuentes diferentes. Entre sus opciones, nos permitirá exportarlos a Excel con facilidad. 

Para usar esta función, debes dirigirte a la pestaña de “Datos Externos” > Administrador de tablas vinculadas > Exportar a Excel. 

Exportar bases de datos en PDF

Otra particularidad de este software es que podremos exportar nuestra base de datos en formato PDF. Esto es muy útil para compartir nuestras bases de datos con otros usuarios que no tengan el mismo software y puedan verlas como si fueran imágenes. Con esta función, podrán abrir el archivo en Adobe Reader sin ningún problema. 

Para hacer esto solamente debes dirigirte a la pestaña de “Datos Externos ” y luego escoge la opción: “PDF o XPS”.  Guarda el archivo y listo. Tendrás tus bases de datos en PDF.

Consultas

Una función que va a encantar a los que conocen la sintaxis de SQL es aquella que nos permite hacer consultas. Esto nos permitirá obtener información de todos los datos que hemos creado en nuestras tablas y se usa la misma sintaxis de SQL.

Debemos dirigirnos a “Crear” > “Diseño de Consulta”. Una vez allí, agregaremos las tablas que queremos consultar y podremos ingresos las consultas que deseamos hacer. Luego, debes hacer clic en la opción “Ejecutar” que se encuentra en la parte superior izquierda. Hecho esto, tu consultará está lista. 

Otra herramienta es el asistente de consulta que nos permitirá crear consultas de manera automática. También nos ayudará a detectar errores en el diseño de nuestras consultas y nos sugerirá crear relaciones en nuestras tablas. 

Tell me

Esta función se encuentra integrada en la cinta de funciones superior, en la pestaña que dice: “¿qué deseas hacer?”. Gracias a esta función, podemos hacer consultas, crear formularios, tablas, informes y otras funciones. 

Para utilizarla, solo es necesario hacer clic sobre ella e indicar lo que deseamos buscar. 

Soluciones personalizadas con VBA

VBA o Visual Basic para Aplicaciones es un lenguaje de programación que es completamente compatible con Microsoft Access. Con este lenguaje podremos trabajar en nuestras bases de datos de una manera sencilla.

Algunas de las soluciones posibles son: automatización avanzada, obtener errores, validación de datos y otros más. Todo esto se ejecutará una vez que iniciemos el software.